مدیریت مستندات

سامانه مدیریت مستندات یا  Document Management System (DMS) که با نام نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری کاربردی در جهت مدیریت چرخه مستندات در سازمان است. مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.

 

مشخصات سیستم

  • ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
  • ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
  • امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
  • امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
  • امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
  • امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
  • امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
  • امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
  • امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
  • امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
  • امکان یادداشت گذاری بر روی سند
  • امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
  • امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
  • امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
  • امکان بازگشت سند حذف شده
  • امکان تعریف مفهومی انواع اسناد (ثبت مشخصات کامل اسناد)
  • امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین لحظه (رعایت استانداردهای طراحی بانک اطلاعاتی و ایندکسینگ)

سیستم های مرتبط